Séminaire hybride : la check-list technique complète

Un séminaire hybride réunit des participants en salle et d'autres à distance, dans le même temps collectif. Sa réussite dépend moins de la caméra que du son, de la répartition des rôles et de la préparation. La règle d'or : les participants à distance doivent entendre, voir et être entendus aussi bien que ceux de la salle. Cette check-list couvre l'avant, le pendant et l'après.

« Les événements hybrides ne fonctionnent pas ! » J'ai souvent entendu cette phrase chez des pairs, et certains ont même banni le format. Pour ma part, je crois à l'hybride, parce qu'il répond à un besoin réel des organisations. Mais je ne l'ai jamais trouvé simple : même avec de l'expertise et un budget conséquent, l'expérience des participants à distance reste souvent perfectible.

Les difficultés viennent de deux côtés. Côté technique : rendre visibles et audibles tous les participants de la salle pour ceux qui sont à distance, et mélanger les deux publics en sous-groupes. Côté humain : des intervenants qui tournent le dos à la caméra, des bavardages à bas volume dans la salle, des distants oubliés. La check-list qui suit traite les deux.

Avant le séminaire : l'essentiel se joue ici

Clarifier le format

• Qui est où ? Combien de participants en salle, combien à distance, et les intervenants ? Un intervenant à distance devant 200 personnes en salle n'appelle pas le même dispositif que 20 distants qui doivent travailler en sous-groupes.
• Quel niveau d'interaction ? Écouter, réagir, contribuer ou co-construire ? J'ai décrit cette échelle dans Les 5 niveaux d'interactions d'un événement à distance. Plus vous montez dans l'échelle, plus le dispositif technique se complexifie.
• Quels temps en sous-groupes ? Mélanger présents et distants dans un même sous-groupe est la configuration la plus difficile. Des sous-groupes entièrement à distance, d'un côté, et entièrement en salle, de l'autre, sont beaucoup plus simples à tenir.

Transformer le déroulé en conducteur technique

Le déroulé dit ce qui se passe. Le conducteur technique dit, minute par minute, ce que fait chaque personne de l'équipe : quel micro est ouvert, quelle source est à l'écran, qui lance le sondage, quand on ouvre les salles de sous-groupes. C'est l'un des documents que je produis quand j'assure la coordination technique d'un séminaire hybride, en lien avec les prestataires et le déroulé de l'animation.

Repérer la salle (et l'électricité, et le réseau)

• emplacement de la régie, avec vue sur la scène et sur l'écran de retour ;
• prises électriques disponibles et longueurs de câbles ;
• réseau : un accès filaire pour la régie, et une connexion de secours indépendante du réseau du lieu (un routeur 4G ou 5G, par exemple) ;
• acoustique : une salle qui résonne est un problème pour les distants, même si elle ne gêne personne dans la salle.

Le matériel, dans l'ordre des priorités

1. Le son. Des micros pour chaque prise de parole (intervenants, et micros baladeurs ou de table pour la salle), une table de mixage ou une interface qui envoie un son propre vers l'outil de visio, et un retour du son des distants dans la salle. Un mauvais son fait décrocher plus vite qu'une mauvaise image.
2. L'image. Une caméra sur l'intervenant, idéalement une seconde sur la salle, pour que les distants voient aussi les réactions du public.
3. Les écrans. Un écran pour les supports, un écran de retour où la salle voit les visages des distants, et un écran de confiance pour l'intervenant.
4. Les ordinateurs. Je travaille avec deux PC et une double connexion, pour qu'une panne de l'un ne coupe pas l'événement. Je détaille ce choix dans Configuration animation à distance nomade et dans Choisir son PC pour animer à distance.

Ma page recommandations de matériel rassemble les équipements que j'utilise, et j'ai testé plusieurs micros sans fil sur le blog (par exemple le Rode Wireless Pro).

Répéter

La répétition technique se fait sur place, avec le vrai matériel, et avec au moins une personne connectée à distance depuis un autre réseau. Testez chaque micro depuis le point de vue des distants, l'enchaînement des sources et l'ouverture des salles de sous-groupes. C'est souvent là qu'on découvre le micro qui siffle ou le PC qui ne partage pas le son.

Pendant : une équipe, des rôles clairs

Un séminaire hybride ne s'anime pas seul. Même modeste, il demande au moins trois rôles, qui peuvent être cumulés sur un petit format mais jamais oubliés.

Rôle	Ce qu'il fait
Facilitateur ou animateur	Tient le fil, donne la parole aux deux publics, nomme les distants
Régisseur	Gère les sources, les micros, l'outil de visio, les salles de sous-groupes, le « top » des séquences
Référent des distants	Suit le chat, relaie les questions, signale à l'animateur qu'un distant veut parler, prévient en cas de problème de son

Quelques réflexes qui changent tout :

• Donner la parole aux distants en premier, régulièrement, plutôt qu'en fin de séquence « s'il reste du temps ».
• Faire passer le micro, même dans une petite salle. Ce que la salle entend sans micro, les distants ne l'entendent pas.
• Utiliser un outil interactif commun. Sondages, nuages de mots ou questions via un outil comme Wooclap mettent les deux publics sur un pied d'égalité : tout le monde répond depuis son écran. Lors de séminaires hybrides à forts enjeux, j'ai déjà géré en parallèle l'outil de visio (Teams) et l'outil interactif (Wooclap) : c'est un vrai poste à part entière.
• Afficher un minuteur visible des deux publics, surtout pour les temps en sous-groupes (j'en parle dans Mettre un timer lors d'un temps collectif ?).

Le plan B, prévu à l'avance

Problème	Plan B
Le réseau du lieu tombe	Bascule sur la connexion de secours, préparée et testée
Un PC plante	Le second PC, déjà connecté, prend le relais
Un micro ne fonctionne plus	Micro de secours prêt, piles ou batterie chargées
L'outil interactif ne répond pas	Question posée à l'oral et dans le chat de la visio
Les distants n'entendent plus la salle	Le référent des distants prévient la régie par un canal séparé (téléphone, messagerie)

Après : capitaliser

• récupérer les enregistrements, le chat et les résultats de l'outil interactif avant de fermer les sessions ;
• envoyer aux participants (des deux publics) la même restitution, au même moment ;
• faire un débrief technique à chaud avec l'équipe, et noter ce qui a coincé pour le prochain événement.

Pour vérifier que rien n'a été oublié, ma check-list technique en ligne et gratuite reprend ces points sous forme cochable.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un séminaire hybride et un séminaire retransmis ?

Dans un séminaire retransmis, les personnes à distance regardent. Dans un séminaire hybride, elles participent : elles prennent la parole, votent, travaillent en sous-groupes. C'est ce niveau d'interaction qui rend le format exigeant.

Quel est le matériel le plus important pour un séminaire hybride ?

Le son. Un micro par prise de parole et un son propre envoyé dans l'outil de visio comptent davantage que la qualité de la caméra.

Combien de personnes faut-il pour gérer la technique ?

Au minimum une personne dédiée à la régie, en plus de l'animateur. Dès que les distants doivent participer activement, un référent des distants devient très utile.

Mon avis

L'hybride reste un défi que je relève régulièrement, et je ne crois pas aux promesses du « tout automatique » : même les meilleures salles équipées ne remplacent pas une préparation sérieuse et une équipe qui connaît son rôle. À mon sens, la question la plus utile à se poser en préparation est simple : qui s'occupe des distants, à chaque minute du séminaire ?

Et vous, quelles difficultés rencontrez-vous dans vos séminaires hybrides ? Plutôt techniques, ou plutôt humaines ?

Au plaisir de vous lire.

Si vous préparez un séminaire hybride à forts enjeux et cherchez quelqu'un pour en assurer la coordination technique, je vous présente mon approche sur la page Technologie au service des temps collectifs. Pour en parler, écrivez-moi.

Sources

• Ronan Broussier, « Les 5 niveaux d'interactions d'un événement à distance »
• Ronan Broussier, « Configuration animation à distance nomade »
• Ronan Broussier, « Choisir son PC pour animer à distance »
• Ronan Broussier, « Mettre un timer lors d'un temps collectif ? »
• Ronan Broussier, check-list technique (outil gratuit)
• Ronan Broussier, recommandations de matériel