Forum ouvert : comment animer un Open Space Technology

Le Forum ouvert (Open Space Technology en anglais) est une méthode d'intelligence collective dans laquelle ce sont les participants qui construisent l'ordre du jour. Autour d'un thème large, chacun peut proposer un sujet de discussion, l'animer et en rédiger le compte rendu. Les participants circulent librement entre les ateliers selon la « loi des deux pieds ». La méthode fonctionne de quelques personnes à plusieurs centaines, sur quelques heures ou plusieurs jours.

Le Forum ouvert fait partie des méthodes que je présente sur ma page facilitation, aux côtés du World Café, du fishbowl ou du speedboat. Elle peut dérouter un commanditaire (« comment ça, il n'y a pas de programme ? »), et c'est justement ce qui fait sa force : quand le sujet est vraiment ouvert, elle fait émerger ce qui compte pour le groupe, et pas seulement ce que l'organisateur avait prévu.

Je reprends ici son origine, ses principes, un déroulé type, le rôle du facilitateur, les variantes et les erreurs à éviter.

D'où vient le Forum ouvert ?

La méthode a été créée par Harrison Owen dans les années 1980. L'histoire, racontée dans de nombreuses sources, part d'un constat fait lors d'une conférence classique qu'il avait organisée : les participants avaient trouvé que le meilleur moment avait été… la pause café. Owen a donc imaginé une conférence entière qui fonctionnerait comme « une grande pause café », avec l'énergie et la liberté de ces échanges informels. Il a ensuite décrit la méthode dans Open Space Technology: A User's Guide (Berrett-Koehler), plusieurs fois réédité.

Les principes et la loi des deux pieds

Le Forum ouvert repose sur quatre principes, souvent affichés dans la salle :

Un cinquième est parfois ajouté : « Wherever it happens is the right place » (là où ça se passe, c'est le bon endroit).

Et une loi, la plus connue : la loi des deux pieds, ou loi de mobilité. Elle dit en substance que vous seul savez si vous apprenez ou contribuez autant que vous le pouvez. Si ce n'est pas le cas, utilisez vos deux pieds et allez ailleurs. Owen décrit aussi deux figures qui en découlent : les bourdons, qui passent d'un atelier à l'autre et pollinisent les idées, et les papillons, qui se posent à l'écart et provoquent parfois les conversations les plus inattendues.

Le déroulé type

1. L'invitation et le thème

Tout commence par le thème, formulé comme une question ouverte et qui concerne vraiment les participants. « Comment faire de notre communauté de formateurs internes un lieu d'apprentissage pour tous ? » fonctionne. « Présentation de la stratégie 2027 » ne fonctionne pas.

2. L'ouverture en cercle

Les participants s'assoient en cercle (ou en cercles concentriques si le groupe est grand). Le facilitateur rappelle le thème, les principes et la loi des deux pieds, puis ouvre l'espace.

3. La place de marché

Chaque personne qui souhaite proposer un sujet se lève, l'annonce au groupe, l'écrit sur une feuille et l'affiche sur un mur organisé en créneaux et en lieux. C'est la « place de marché ». Les participants s'inscrivent ensuite librement dans les ateliers qui les intéressent. Proposer un sujet, c'est s'engager à animer l'atelier et à en garder une trace.

4. Les ateliers

Les ateliers se déroulent en parallèle, sur un ou plusieurs créneaux. Chacun est animé par la personne qui l'a proposé. La loi des deux pieds s'applique : on peut changer d'atelier à tout moment.

5. Les comptes rendus et la clôture

Chaque porteur rédige un court compte rendu de son atelier. Dans la méthode d'origine, ces comptes rendus sont rassemblés en un recueil remis aux participants avant la fin. La clôture se fait de nouveau en cercle, avec un tour de parole sur ce que chacun retient. Sur un forum de plusieurs jours, une étape de priorisation et de plan d'action peut suivre.

Exemple de conducteur pour une demi-journée

Cet exemple est à adapter. Le nombre de créneaux dépend du temps disponible et du nombre de sujets proposés.

Le rôle du facilitateur

Dans un Forum ouvert, le facilitateur en fait moins pendant, et beaucoup plus avant. Pendant, il « tient l'espace » : il ouvre, veille au cadre, gère le temps et la place de marché, puis se fait discret. La préparation, elle, est intense : formuler le thème avec le commanditaire, préparer la salle, les feuilles, le mur, les espaces d'ateliers, et prévoir le recueil des comptes rendus.

Il revient aussi au facilitateur de vérifier, en amont, que le commanditaire accepte réellement l'ouverture. Si les sujets « interdits » sont nombreux ou si les décisions sont déjà prises, mieux vaut choisir une autre méthode.

Forum ouvert ou World Café ?

Les deux méthodes se combinent bien : un World Café pour explorer une question, puis un Forum ouvert pour laisser le groupe s'emparer des pistes qui en sortent. J'ai détaillé le World Café dans World Café : la méthode, le déroulé et les erreurs à éviter.

Et à distance ?

Le Forum ouvert se transpose en ligne. La place de marché devient un tableau blanc partagé (une colonne par créneau, une carte par sujet), et les ateliers deviennent des salles de sous-groupes. Pour respecter la loi des deux pieds, il faut un outil de visio qui laisse les participants choisir et changer de salle eux-mêmes : Zoom le permet par exemple. Les comptes rendus se rédigent directement dans le tableau blanc ou dans un document partagé.

Côté récolte, l'IA générative aide beaucoup : les comptes rendus des ateliers peuvent être regroupés et synthétisés pendant la pause, pour une restitution en clôture (j'en parle dans Restituer à chaud un séminaire avec l'IA).

Les erreurs à éviter

• Un thème fermé ou imposé. Si la question n'intéresse pas les participants, la place de marché reste vide.
• Un Forum ouvert « alibi ». Ouvrir l'espace alors que les décisions sont déjà prises abîme la confiance.
• Pas de comptes rendus. Sans trace écrite, la richesse des ateliers disparaît avec la journée.
• Des ateliers mal répartis dans l'espace. Trop proches les uns des autres, ils se gênent ; trop loin, la loi des deux pieds devient une randonnée.
• Pas de suite. Comme pour toute méthode participative, les participants veulent savoir ce que deviennent leurs propositions.

Questions fréquentes

Combien de participants pour un Forum ouvert ?

La méthode est connue pour fonctionner de très petits groupes à plusieurs centaines, voire milliers de personnes. Le site de référence Open Space World cite une fourchette de 5 à plus de 2 000 participants.

Combien de temps dure un Forum ouvert ?

De quelques heures à trois jours. Une demi-journée permet déjà deux créneaux d'ateliers et une restitution.

Que se passe-t-il si personne ne propose de sujet ?

Le cas est rare quand le thème est bien choisi. Le silence des premières minutes est normal : laissez-le s'installer, il précède souvent les premières propositions.

Mon avis

Le Forum ouvert est l'une des méthodes qui font le plus confiance aux participants, et c'est ce que j'aime chez elle. Elle demande au commanditaire d'accepter de ne pas tout maîtriser, ce qui n'est pas toujours simple. Quand c'est le cas, l'énergie qu'elle libère est impressionnante.

Et vous, avez-vous déjà vécu ou animé un Forum ouvert ? Avez-vous plutôt été bourdon, ou papillon ?

Au plaisir de vous lire.

Vous envisagez un Forum ouvert pour votre prochain séminaire ou pour votre communauté interne ? Je présente ma démarche sur la page Facilitation de séminaires participatifs, et vous pouvez me contacter pour en parler.

Sources

• Open Space World, « What is Open Space Technology? »
• Wikipedia, « Open space technology »
• Harrison Owen, Open Space Technology: A User's Guide, Berrett-Koehler (3e édition, 2008)
• Ronan Broussier, Facilitation de séminaires participatifs
• Ronan Broussier, « World Café : la méthode, le déroulé et les erreurs à éviter »
• Ronan Broussier, « Restituer à chaud un séminaire avec l'IA »